Pre lepší výkon nemusíme nutne zvýšiť úsilie, stačí ho len správne nasmerovať

Stalo sa vám niekedy, že ste sa vy alebo váš tím takmer „strhali“, a napriek tomu ste nedosahovali požadovanú efektivitu? „Mapovaním pracovného cyklu môžeme veľmi ľahko identifikovať, čoho sa môžeme vyvarovať, kde ubrať a kde možno pridať, či už ako jednotlivci, alebo tím,“ hovorí Monika Nováková, HR Science Senior TCC online.

Viac niekedy neznamená nutne lepšie

Keď premýšľame nad tým, ako v práci docieliť väčší výkon, lepšie výsledky či vyššie čísla, často sa ako prvá myšlienka ponúka – skrátka pridať. Na čase strávenom v práci alebo na energii, ktorú činnosti venujeme. Zatnúť zuby a „makať“. A je celkom iste prirodzené, že keď zo seba vydáme ešte o kus viac, na výsledkoch sa to v nejakej miere asi tiež prejaví (ak nám to teda neskomplikujú iné nepredvídateľné faktory). Otázkou však je, ako dlho sme schopní v takom tempe fungovať. Respektíve fungovať a súčasne byť v práci spokojní, bez dlhodobého stresu a nábehu na syndróm vyhorenia a tiež mať okrem práce čas napríklad aj na iné aktivity.

A tak sa na ceste za lepšími pracovnými výsledkami možno ponúka iná cesta. Na prvý pohľad nevyzerá až tak akčne, rozhodne je však revolučná – zamerajte sa na tzv. pracovný cyklus.      

Čo je to pracovný cyklus a prečo ho mapovať

Pracovný cyklus pozostáva z niekoľkých čiastočných fáz, ktorými v ideálnom prípade prechádza každý človek pri riešení svojich pracovných úloh. Presný počet týchto fáz sa v teoretických prístupoch môže trochu líšiť, princíp však zostáva rovnaký. Keď stojíme úplne na začiatku novej úlohy, mali by sme sa zameriavať na odlišné veci, ako keď máme projekt takmer hotový a chýbajú už len detaily. Postupne by sme však mali prejsť všetkými fázami pracovného cyklu.

Možno to znie úplne banálne a automaticky. V realite sa však opakovane ukazuje, že niektoré fázy máme tendenciu úplne preskočiť. Iné sú pre nás, naopak, tak veľmi dôležité, že im venujeme ešte viac času, než by bolo možno treba. V dôsledku sa potom stáva, že mnohokrát nebývame takí efektívni, ako by sme mohli byť. A to pritom „ideme na plný plyn“.

Mapovaním pracovného cyklu tak môžeme veľmi ľahko identifikovať, čoho sa buď ako jedinci, alebo dokonca ako celý tím môžeme vyvarovať, kde ubrať a kde možno pridať. Ak na mapovanie navyše použijeme štandardizovanú metódu, môžeme získať objektívny náhľad na to, ako sa nám darí oproti celkovej populácii. To potom môže byť užitočné aj pre vlastnú sebareflexiu – mnohokrát si totiž ani sami neuvedomujeme, že máme tendenciu byť napr. puntičkári, ale vnímame to ako bežnú normu.

Akou formou pracovný cyklus mapovať?

Na mapovanie pracovného cyklu môžete využiť niekoľko ciest: v prvom rade sa ponúka rozhovor, či už v rámci výberového konania, alebo v rámci štandardných „one-to-one“ stretnutí, kde najmä cez behaviorálne formulované otázky môžeme čiastočné fázy preskúmavať. V druhom rade sa potom ponúka psychodiagnostika. Využiť môžete napr. rovnomennú metódu Pracovný cyklus od TCC online. Metóda sa zameriava na štyri hlavné fázy pracovného procesu:

1. Práca so zadaním

V tejto fáze by sme sa primárne mali sústrediť na zadanie. Máme v ňom jasno? Máme od svojho nadriadeného všetky kľúčové informácie? Poznáme jeho očakávania? Sú nám jasné kritériá úspechu? Ak vo väčšine otázok tápeme, pravdepodobne máme tendenciu túto časť podceňovať. A čo môže byť frustrujúcejšie, ako keď po niekoľkých hodinách usilovnej práce zistíme, že sme vlastne celý čas pracovali zbytočne na trochu niečom inom?

2. Plánovanie a príprava

Len čo vieme, čo sa od nás čaká, je na rade dôkladné zmapovanie zdrojov, rizík a možností. V tejto fáze by sme napríklad mali aspoň rámcovo stanoviť čiastkové kroky a míľniky, premyslieť časové kapacity, v prípade potreby napríklad rezervovať priestory a zaistiť potrebné materiály. Tým potom minimalizujeme slepé uličky, do ktorých by sme sa bez plánovania ľahko mohli dostať a v dôsledku čoho by sme boli chaotickí, nesystematickí a stratili by sme ešte viac času.

3. Realizácia

Akcia. V tejto fáze je to už čisto o realizácii. Zadanie je jasné, postup je naplánovaný, všetko je pripravené. Pri realizácii tak už konečne môžeme vidieť jasný výsledok a mať riešenie pred sebou.

4. Kontrola a vyhodnotenie

Na záver našich úloh či projektov by vždy (alebo aspoň väčšinou) mala byť kontrola a vyhodnotenie. Po tom, čo máme „hotovo“, je totiž mnohokrát potrebné zhodnotiť, ako to „hotovo“ vyzerá. Bolo naplnené vytýčené zadanie? Došlo v priebehu k nejakým nedostatkom? Je niečo, čo si pre seba alebo pre svoj tím môžem z tejto skúsenosti odniesť? Čo môžem nabudúce urobiť inak? A čo sa mi osvedčilo? Najmä vďaka týmto otázkam môžeme rozvíjať našu sebareflexiu a zvyšovať šancu, že sa nabudúce budeme držať toho, čo nám fungovalo.

Tímové výstupy

Optimálne by mal človek prejsť všetkými fázami pracovného cyklu. Existujú však, samozrejme, prípady, keď sú čiastkové fázy „rozdelené“ medzi viac ľudí v rámci jedného tímu. U takých ľudí potom bude prirodzene niektorá fáza zastúpená výrazne viac než iné. Potom však dáva zmysel pozrieť sa na pracovný cyklus nielen z pohľadu jedincov, ale práve z pohľadu celého tímu – a zmapovať vďaka tímovému výstupu, či práve ako tím nemáme nejaké „slepé miesto“.

Chcete dotazník Pracovný cyklus pravidelne využívať vo svojej manažérskej či personálnej praxi a neviete, ako na to? Kontaktujte nás na info@tcconline.cz. Radi s vami preberieme konkrétne situácie a potreby.

Autor: Monika Nováková, HR Science Senior TCC online, pre HR News